Fica muito mais fácil administrar uma empresa se você fica“on-the-business”e não “in-the-business”. O uso de sistemas de gestão ajuda a liberar você para tarefas inteligentes e não repetitivas. Tecnologia é fundamental para isso, ainda mais em tempos de crise, onde pequenas escorregadas administrativas podem assumir consequências financeiras catastróficas para o negócio. O sucesso do GestãoWEB, utilizado por mais de 150 empresas, vem daí. Libertando empresários que antes gerenciavam empresas até relativamente grandes com planilhas eletrônicas e diversos processamentos administrativos de forma manual ou semiautomática.

nota fiscal eletrônica via sistema de gestãoNota-Fiscal Eletrônica – um exemplo simples

Obviamente, sua área financeira pode entrar nos sites governamentais, como o das prefeituras, e emitir as Notas Fiscais Eletrônicas. Sim, as notas são eletrônicas, mas o processo continua sendo totalmente manual. O GestãoWEB permite a integração com com sites de Prefeituras, inclusive a do Município de São Paulo. Com diversos benefícios tangíveis:

Tempo: um recurso cada vez mais escasso (e caro) que pode ser economizado…

A agilidade que se ganha ao emitir notas fiscais eletrônicas com o GestãoWEB é inegável. O cadastro dos clientes está no Sistema. Os pedidos estão no Sistema. Ou os contratos existentes, com faturamentos programados, também estão no Sistema. Aprovada uma compra (por parte do cliente), ou na data programada de faturamento de um contrato, o sistema se encarrega de processar a Nota Fiscal Eletrônica. Com velocidade, sem erros de preenchimento (dos dados do cliente ou dos dados dos produtos e serviços faturados, que também estão cadastrados no Sistema). Sem erros de classificação fiscal. Sem erros de impostos incidentes. Sem erros de contas manuais. O que vai evitar erros de validação das notas e demais operações contábeis. E vai evitar problemas com futuras fiscalizações… Tarefas que poderiam levar horas, manualmente, podem tomar poucos minutos do dia. Você seus colaboradores podem usar seu tempo em tarefas mais nobres.

Informações úteis para a Gestão Inteligente do Negócio

Pelo fato do Gestão Web integrar diversos módulos, inclusive informacionais, além dos financeiros e contábeis, faz com que os dados de faturamento ficam prontamente disponíveis em diversos relatórios de faturamento e vendas, permitindo uma visibilidade fantástica de pedidos vendidos e faturados, pedidos em aberto ou ainda em carteira, a faturar. Quando o módulo de orçamentos está integrado, você também tem o acompanhamento imediato das suas realizações de vendas sabendo, a cada instante, quanto foi o atingimento de metas planejadas no orçamento. Podendo acessar, graças à tecnologia de nuvem, esses dados remotamente de forma segura, onde quer que esteja e tenha acesso à internet.

Integração Automática Com Contabilidade, Livros Fiscais 

A emissão de notas também gera todas as informações necessárias à contabilidade, classificando o faturamento dentro de seus respectivos planos de conta, alocando-os a centro de custos (ou negócios). Gera também, em datas programadas, as guias para recolhimento de tributos (qualquer que seja o regime de tributação da empresa). Inclusive considerando a existência de créditos tributários advindos de operações de compra, quando o regime da empresa permite essa compensação.

Informações diretas para cobrança e recebimentos

Além de faturar, em função das condições de venda (principalmente no caso de parcelamentos), o GestãoWEB emite os boletos, integrando-os ou não às contas bancárias (cobrança simples ou escritural). E já lança os valores no Contas a receber, nas respectivas datas, facilitando as atividades de conferência de cobrança de clientes no financeiro. Está difícil vender hoje em dia e é imperdoável que se deixe de garantir as ocorrências de entradas previstas no fluxo de caixa nas datas contratadas (especialmente se há títulos descontados). Aqui não pode haver qualquer esquecimento ou erro de natureza humana.

Integração das Ações dos Colaboradores com a sua Gestão do Negócio

Os diversos módulos do GestãoWEB, com suas interligações, alimentam as atividades de todos colaboradores, evitando falhas, esquecimentos e diminuindo seu tempo com processamentos manuais – em síntese, tornando-os mais produtivos. E facilitando a sua gestão, através da supervisão e do acompanhamento de negócios usando os múltiplos relatórios financeiros, comerciais e até relatórios gerados pelo modulo de Business Intelligence, com os indicadores de desempenho do negócio como um todo. Além do fato de você poder dormir tranquilo, sabendo que não estão sendo feitos cálculos incorretos que poderiam trazer fragilidades fiscais para a empresa.

O uso de sistemas de Gestão não é luxo: é hoje em dia uma necessidade imperativa

O exemplo dado aqui foi o da simples emissão de uma nota fiscal eletrônica e suas decorrências. Observe que sua empresa tem diversas outras operações que certamente estão consumindo um tempo precioso dos colaboradores –  e estão hoje como “custos ocultos”, mascarados nas despesas de folha. Obviamente sua empresa produz alguma coisa, produto ou serviço. Então compra insumos, tem estoques. As atividades de compra também geram múltiplas obrigações e tem impactos financeiros. Os estoques, se mal dimensionados ou desequilibrados, tem impactos sérios na produção (paradas, que afetam entregas, vendas, faturamento e recebimentos) ou do consumo do seu capital de giro (estoques exagerados que tem de ser pagos aos fornecedores e dilapidam o caixa). É necessário o controle da produção (cuja informação hoje também tem de ser fornecida ao governo, gastando ainda mais tempo de seu pessoal). É imperativo fazer o controle dos estoques finais, que viabilizam o faturamento. No lado do financeiro, essas operações afetam as contas a pagar e o fluxo de caixa, exigindo uma complexa administração dos saldos bancários com conciliação (que o GestãoWEB também permite automatizar). No lado contábil e fiscal, o sistema gera os dados para todos os livros fiscais e arquivos eletrônicos para remessa ao governo, novamente economizando um tempo precioso das equipes. O uso de sistemas de gestão faz você economizar seu dinheiro e a dar foco naquilo que faz a sua empresa ser diferente e sobreviver no seu Mercado. Liberando o seu tempo para uma gestão efetiva e inteligente do negócio. Fazendo você ficar “on-the-business” e não “in-the-business”.
Cansado de fazer tudo no manual? E quer melhorar sua gestão do negócio? Entre em contato conosco, pelo formulário abaixo. Daremos retorno o mais breve possível!

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