A gestão empresarial bem sucedida sempre ocupou posição de destaque no mundo acadêmico por servir como exemplo prático do que deve ser feito (e o que não deve) pelos novos entrantes no mundo dos negócios. A gestão adequada de recursos, sobretudo, financeiros e humanos, o estabelecimento e a medição correta da penetração da estratégia nos diversos níveis organizacionais, a relação com o mercado e o foco empresarial sempre foram considerados pilares sem o qual tal sucesso seria inatingível. No caso das empresas estabelecidas em território brasileiro, um ingrediente a mais exige atenção: a relação com o fisco

erp excecutivoEm uma época altamente tecnológica, como a atual, pode ser relativamente fácil obter ferramentas de controle que possibilitam uma gestão integrada e tempestiva dos recursos e dos diversos departamentos de uma empresa. É fato que sistemas de ERP são agora onipresentes em grandes corporações mundiais, incluindo grandes empresas brasileiras, embora todos saibamos que a maioria das empresas não se enquadram como “grandes corporações”, mas como negócios médios e pequenos (PME’s). Neste sentido, novos fornecedores de ERP surgiram e o movimento atual dos fornecedores mais antigos é de remontar suas ofertas para atender as PME’s, cientes de que a adaptação de uma arquitetura antiga vai impactar sua penetração neste novo mercado.

Não obstante, é consenso entre os empresários e administradores de empresas de qualquer tamanho ou segmento, que ter um ERP moderno, personalizado e, por que não, financeiramente acessível, como principal ferramenta de gestão, é indispensável. Em época de recursos escassos, não há espaço para amadorismo. Não é permitido correr riscos absurdos, sobretudo tributários. Para continuar vivo, é preciso administrar o negócio com precisão, destreza singular e controle absoluto de todas as cadeias internas, principalmente as que afetam a performance e o custo operacional. É preciso ter uma ferramenta de gestão adequada para o seu negócio e personalizada com a sua maneira de geri-lo.

Diante de um mercado extremamente competitivo e das inúmeras ofertas de softwares de planejamento e gestão de recursos empresariais existente, será que é possível determinar qual é o melhor ERP para minha empresa? 

A resposta é SIM, mas antes vamos considerar alguns pontos básicos que podem nos ajudar a identificar a linha tênue que separa o sonho do pesadelo na escolha de uma ferramenta de planejamento e gestão de recursos adequada.

O problema sempre precede a solução

É oportuno lembrar, sobretudo à geração mais jovem que, por incrível que pareça, nem sempre existiu Apple (1976), Google (1998), Facebook (2004), tampouco Microsoft (1975), SAP (1972) ou Oracle (1977), essas duas últimas reconhecidas mundialmente como principais provedoras de softwares de gestão (ERP) para grandes empresas, muito menos a PeopleSolutions (1992), uma empresa inovadora, conhecida como uma das principais empresas brasileiras da nova geração de fornecedores de ERP’s com foco principal em PME’s.

problemas e soluçõesÉ sabido que planejar recursos empresariais (como pode ser traduzido Enterprise Resource Planning – ERP), significa, de forma objetiva, obter soluções tecnológicas que, integradas, possibilitam o registro de todas as operações realizadas nos departamentos empresariais, seguindo as normas internas e também as legalmente exigidas, sobretudo fiscais e contábeis, visando a melhor tomada de decisão. 

Assim, é perfeitamente possível compreender que, como cada empresa possui uma estrutura organizacional com processos e atividades peculiares e que geram informação singular é provável que antes mesmo da existência do ERP (a solução) já existia a busca pelo controle, planejamento e gestão integrada de recursos (o problema).

Portanto, é preciso ter em mente que o “problema” que precisa ser resolvido foi e continua sendo determinante para se encontrar a melhor “solução” materializada por um ERP.

Fatores críticos de sucesso bem comuns na implatação de um ERP

Como vimos, com um problema bem definido, fica mais fácil encontrar uma solução adequada. Entretanto, não é tão simples definir o problema. Muitas projetos de implantação de ERP’s fracassam justamente por que a empresa adquirente e a empresa fornecedora do ERP possuem expectativas diferentes sobre o mesmo projeto.

A empresa adquirente geralmente espera que “todos os seus problemas sejam resolvidos” com a aquisição de um ERP, sem perceber que muitas vezes seus problemas são provenientes de má definição ou mesmo inexistência mínima de processos. Por outro lado, as empresas fornecedoras de ERP, em muitos casos, forçam as empresas adquirentes a reestruturar seus processos de negócios afim de acomodá-los na lógica do software, não o contrário, como deveria. Esse é, sem sombra de dúvida, um fator crítico de sucesso da implantação de um ERP, principalmente, se ele foi originalmente desenvolvido para empresas grandes e está sendo adaptado para empresas menores. Portanto, como empresa adquirente, preserve o direito de estabelecer o melhor processo de trabalho para a sua empresa. Defina-o antes de adquirir qualquer ERP.

Outro ponto determinante é que, quando adquire um ERP, a maioria das empresas espera autonomia para gerir seu negócio após o término da implantação, sem a dependência do fornecedor do ERP. No entanto, devido ao conflito de expectativas, como o exemplo citado acima, outros problemas são desencadeados e levam à permanência quase que constante de consultores terceirizados, onerando mais ainda a operação do cliente e produzindo efeitos colaterais de risco incomensuráveis. Não é incomum ver situações assim. Entretanto, se ainda existe a necessidade de pessoas, principalmente terceirizadas, consultores do fornecedor do ERP, na operação do cliente, é por que (i) a implantação ainda não terminou, (ii) foi mal feita ou (iii) por que foi vendido um ERP cuja entrega se deu na forma de um serviço de BPO, concorda? Defina em contrato qual é a entrega esperada na linha do tempo para evitar esse tipo de desconforto “caro”.

Encontrando a solução ideal

Após definir o problema ou os objetivos que espera alcançar com a aquisição de um ERP é chegada a hora de escolher produto mais adequado para o seu negócio associado ao melhor fornecedor. Na opinião deste humilde autor, tal escolha deve levar em conta o tipo de relacionamento que você espera ter pois, afinal de contas, você está adquirindo um “produto de tecnologia”, passível de erro de parametrização e até de programação e que , a despeito de ser completamente atualizável, na maioria dos casos, vai rodar em uma infraestrutura (interna ou externa) e por uma equipe administrada por você. O relacionamento com o fornecedor não pode ser superficial. Tem que ser uma parceria de verdade. Lembre-se: Você não pode parar sua operação por nada neste mundo, principalmente se você for uma PME.

Atente-se para a questão da computação em nuvem. Procure escolher um fornecedor que tenha um sistema preparado para ser utilizado via web, em plataforma segura. Se ainda não está familiarizado com Computação em Nuvem, você acabará sabendo que hoje a computação em nuvem é significativamente segura, mais barata (para você, que não precisa montar sua própria infraestrutura) e muito mais disponível (ou seja, além de vários fornecedores, as redes não caem e interrompem os serviços dos sistemas). 

mire e acerte na escolha do erpOutro item que não pode ficar de fora, principalmente para as empresas estabelecidas no brasil, é o atendimento às obrigações acessórias, como o SPED. Com a criatividade do fisco brasileiro em criar novas e mais complexas obrigações acessórias, é preciso cuidado para não escolher um fornecedor que considerará cada nova obrigação como praticamente uma nova instalação de ERP.

Por fim, escolha uma solução que pode facilmente absorver processos de negócios existentes e agregar novos mecanismos de controle. Independente do tamanho de sua empresa, todos sabemos que uma mudança brusca de processo, como é o caso daqueles que são característicos de um ERP, pode provocar desequilíbrio desnecessário em um negócio cuja barreira da aprendizagem já foi superada.

Por último, não desconsidere o preço. É preciso caber no bolso e ter ROI bem definido. 

Lembre-se: um ERP deve ajudar sua operação ser produtiva, suas decisões serem mais assertivas e rápidas. Não abra mão disso.


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